Die ganzheitliche Whistleblower Lösung

Wenn Sie mehr als 49 Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie verpflichtet eine unabhängige und vertrauliche Stelle einzurichten, bei der Hinweise anonym abgegeben werden können. Das muss digital aber auch persönlich möglich sein. Sobald ein Hinweis abgegeben wurde, muss binnen 7 Tagen der Eingang bestätigt sein und innerhalb von 3 Monaten das Ergebnis kommuniziert werden.

Die Vorgänge müssen nach § 11 HinSchG drei Jahre lang dokumentiert und anschließend unverzüglich gelöscht werden.

Nach § 12 HinSchG haben alle Unternehmen mit mindestens 50 regelmäßigen Beschäftigten die Pflicht, eine Meldestelle einzurichten. Als Beschäftigte gelten neben angestellten Mitarbeitern auch Leiharbeiter, Bewerber, Praktikanten und Auszubildende.

Unsere Experten setzen sich mit Ihnen in Verbindung. Anschließend richten wir die Meldestelle auf schnellstem Wege für Sie ein und stellen Ihnen eine Internetseite zur Verfügung, über welche Meldungen erfolgen können. Darüber hinaus erhalten Sie Aufsteller mit QR Codes, die Sie in Ihrem Unternehmen für Ihre Mitarbeiter und Kunden gut sichtbar platzieren können. Damit haben Sie Ihre Pflichten zur Erfüllung der regulatorischen Vorgaben erfüllt.

Sie erhalten von uns ein iFrame (externes HTML Element), das Sie bequem auf Ihrer Website durch einen Webentwickler einbinden können. Dieser Schritt erfordert keine höheren Programmierkenntnisse.

Für die jährliche Gebühr pro juristische Person richten wir für Sie eine Meldestelle ein. Sie erhalten eine Internetseite mit Ihrem Unternehmenslogo, welche alle Informationspflichten erfüllt und rund um die Uhr eine vertrauliche Meldung ermöglicht. Darüber hinaus sind wir zu unseren Geschäftszeiten (Mo - Fr 08:00 – 17:00 Uhr) telefonisch und per Post erreichbar.

Weiterhin sind die Dokumentation, sämtliche Kommunikationskosten sowie die fristgerechte Löschung der Unterlagen enthalten.

Wir stellen Ihnen ein Team zur Verfügung, das die Anfragen unter juristischer Anleitung entgegennimmt und die Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen bestätigt, bearbeitet, dokumentiert sowie archiviert. Bei anfallenden Meldungen wird das Team nach Aufwand zu unseren regulären Abrechnungssätzen und nach Zeit abgerechnet. Dabei beschränken wir Ihre Kosten auf das Nötigste.

Der Vertrag läuft mindestens 3 Jahre und verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.

1. Als unabhängige Meldestelle prüfen und sortieren wir alle eingehenden Hinweise und leiten diese dann an die Ansprechperson in Ihrem Unternehmen weiter.

2. Sobald die Bearbeitung durch die verantwortlichen Personen in Ihrem Unternehmen erfolgt ist, geben wir den Hinweisgebenden Rückmeldung, bzw. halten Rücksprache bis der Fall erledigt ist.

3. Zusammengefasst: Wir erfassen, prüfen, verfolgen, dokumentieren und archivieren nach den gesetzlichen Vorschriften die Hinweise für Sie, sodass Sie sich um nichts weiter kümmern müssen.

Ja. Nach § 16 Abs. 1 HinSchG müssen Leiharbeiter Zugang zum Meldeportal haben.

Zu den „Beschäftigten“ zählen nach § 3 Abs. 8 Nr. 6 HinSchG zudem alle „arbeitnehmerähnlichen Personen“. Darunter müssen auch abgelehnte Bewerber und Gekündigte verstanden werden. Wenn Sie rechtlich auf der sicheren Seite stehen wollen, machen Sie diesen das Portal ebenso zugänglich. Das Gesetz muss unseres Erachtens weit ausgelegt werden, um das Ziel der Whistleblower-Richtlinie nicht zu verfehlen. Nach Art. 4 Abs. 2, 3, EG 39 der Richtlinie sollen diese Gruppen ausdrücklich mitgeschützt werden.

Nach § 16 Abs. 1 Satz 3 darf die Meldestelle freiwillig für sonstige Personen geöffnet werden, die im geschäftlichen Kontakt stehen.

Spätestens dann gehören Bewerber, Gekündigte, Kundenmitarbeiter und Interessenten zu den Berechtigten. Die Meldestelle muss so angelegt werden, dass diese davon erfahren und sie diese sinnvoll nutzen können.

Wir empfehlen daher, die Meldestelle öffentlich auf Ihre Website einzubinden und so alle Rechtsunsicherheiten und zu erwartenden Entwicklungen und Auslegungen des Gesetzes mit einer nachhaltigen Maßnahme effektiv zu begegnen. Ein öffentlich zugängliches Meldeportal gewährleistet optimale Transparenz und unterstützt zusätzlich die Unternehmensreputation, beides auch im Hinblick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG).